关于印发《吉林工商学院

合同管理办法（试行）》的通知

各部门、各单位：

现将《吉林工商学院合同管理办法（试行）》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

吉林工商学院

2023年6月13日

学校办公室                  2023年6月13日印发

吉林工商学院合同管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范学校合同管理，落实依法治校，严格合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及规章，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中, 与其他民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。包括学校对外订立的合同、协议，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的文件。

第三条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同订立、审核与授权、合同备案、相关信息及材料的归集与存档、合同履行、变更、解除及责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第四条 学校合同管理应遵循权责统一的原则。

第五条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校义名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第六条 学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章 合同管理机构及其职责

第七条 学校法律事务办公室是学校合同事务的综合管理部门。主要职责包括：

（一）制订学校合同管理办法；

（二）负责对审核合同进行登记；

（三）负责学校合同及登记文件的存档工作。

第八条 合同主办单位是指学校各部门、单位，是合同管理的具体责任单位。合同主办单位主要职责包括：

（一）建立本部门合同管理档案；

（二）负责所主办合同事务的可行性分析论证：合同约定事项需要校内其它职能部门批准后方可执行的，如涉及资金、信息化建设、教学管理、实验室管理、科研管理等，由合同主办单位事先履行程序获准后实施；

（三）负责合同的洽谈和文本起草；

（四）负责将合同提交管理部门审查、备案；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）负责本单位合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

（七）完成学校交办的其它合同管理工作工作。

第九条 合同承办人，是指合同主办单位具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员。

合同主办单位须在本部门指定1～2名合同承办人，负责具体办理合同有关事务。合同主办人应为本部门、本单位在编在岗工作人员。

第三章 合同管理

第十条 签订合同应遵守法律法规规定，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。

第十一条 合同主办单位负责依法依规确定合同的标的、数量、履行期限、质量要求、验收程序、支付方式、服务标准、违约责任、纠纷解决方式、合同签订时间等内容，负责按照学校合同管理工作流程，履行相应的合同审查程序。

第十二条 合同涉及多个主办单位的，由合同约定事项主要业务负责部门协调各相关部门确定合同文本后提交审查。

第十三条 学校授权职能部门对合同实施审查。合同审查程序按照《吉林工商学院合同签订审核表》（见附件）执行，包括招标业务审查、财务审查、审计审查和法律审查，各项审查工作内容规定如下：

(一)合同的招标业务审查，由招投标管理办公室对经过招标的项目合同进行审查，工作内容包括：

1.审查经过政府采购的项目合同格式是否为政府采购中心制式合同文本，格式、条款是否有错漏、有改变；

2.审查合同名称是否和项目批复、审计报告及意向公开、采购计划相符；

3.审查合同技术部分是否和中标单位投标文件相一致。审查价格、品牌、型号、技术参数、服务标准及优惠条件是否符合招标文件、投标文件要求，是否符合验收管理规定；

4.经过政府采购的项目需要签署补充协议的，审查补充协议是否违背投标文件内容，是否维护和保证学校利益。

（二）合同的财务审查，由财务管理处负责，工作内容包括：

1.审查合同涉税事项；

2.审查合同结算条款：付款人、付款时间要求、结算方式；

3.审查合同涉及的特殊事项，包括但不限于履约保证金、违约金、前置费、暂列金等；

4.审查合同是否符合内控要求：包括但不限于权限和预算要求等。

（三）合同的审计审查，由审计处负责，工作内容包括：

1.审查经济合同立项依据，是否列入学校预算计划并经学校批准；

2.审查采购项目标的额是否高于项目审计价，审查出租出让项目标的额是否低于项目审计价；

3.审查经济合同标的额是否超出学校预算；

4.审查所签订的合同是否符合相关法律规定。

（四）合同的法律审查，由法律事务办公室负责，工作内容包括：

1.审查合同内容是否损害国家、集体或第三人的利益；

2.审查合同是否有以合法形式掩盖非法目的的情形；

3.审查合同是否损害社会公共利益；

4.审查合同标的可能涉及他人知识产权或者其它利益，避免侵权；

5.审查合同的无效问题；

6.审查合同的争议处理方式、适用法律、管辖权等问题。

第十四条 合同主办单位应根据各职能部门审核意见修改完善合同文本。

第十五条 合同通过相应审核程序后，由合同主办单位办理合同用印手续。

第四章 合同的订立

第十六条 签订合同前，主办单位和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行审核。

第十七条 学校对外订立合同，法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行；法律没有规定，学校应当争取起草合同文本的权利，合同文本由主办单位起草。

第十八条 学校对外订立合同，由学校法定代表人或由法定代表人授权代表签署。

第十九条 学校对外订立合同，应加盖学校名章或合同专用章。

第二十条 学校禁止恶意拆分合同，恶意拆分合同是指为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订；学校禁止倒签合同，倒签合同是指在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

第二十一条 学校采购服务类项目合同，合同总履行期限最长不超过3年；合作办学类项目，在预期市场稳定的情况下，可以签订总履行期限不超过4年（保证本科生一个完整的培养周期）的合同。

第二十二条 合同中应当约定诉讼管辖条款或仲裁条款。合同约定诉讼管辖的应尽可能约定学校所在地法院管辖。合同约定仲裁条款的，应尽可能约定长春仲裁委员会仲裁。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第二十三条 合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

第二十四条 合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，需要在签署页签署日期；合同签署页必须有合同正文，合同有多页的，必须加盖骑缝章。

第二十五条 合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

第二十六条 依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。

第五章 合同的履行、变更和解除

第二十七条 合同主办单位应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料（包括但不限于讨论合同及执行的会议纪要、确认函、各类记录、双方往来函件、到会签到表）。

第二十八条 出现下列情形之一的，属于合同履行异常：

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的（“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素）；

（二）合同相对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；

（三）合同相对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方已经或将要发生违约行为；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其它争议的。

合同承办人应在发现履行异常情况后，应及时通知主办单位负责人向主管领导汇报，并及时采取相关措施维护学校利益。

第二十九条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，主办人应及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。

第三十条 对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第三十一条 合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。

第三十二条 合同签约时的条件发生变化，或因其它原因导致继续履行合同将给学校造成损害的，或合同主办单位在收到对方要求变更或解除合同的通知后，合同主办单位应当及时采取措施，维护学校利益。

第三十三条 未经学校法定代表人授权同意，合同主办单位不得以任何方式向相对方作出放弃权利的意思表示。

第六章 合同档案管理

第三十四条 合同主办单位及时进行合同文件档案登记，妥善保管合同相关文件资料。

第三十五条 学校法律事务办公室建立合同台账，对合同名称、合同主办人、订立时间、合同编号进行登记，按年度进行登记文件和合同的存档。

第七章 责任追究

第三十六条 有下列情形之一，给学校造成经济损失或损害学校利益的，由责任人按实际损失承担赔偿责任，并依纪依法追究责任人的责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）其它违反法律法规和学校规定的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第八章 附则

第三十七条 本办法由学校法律事务办公室负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。原《吉林工商学院经济合同管理办法》同时废止。

附件：吉林工商学院合同签订审核表